Vážení rodiče,
na tomto místě si Vás Mateřská škola Bruntál, Okružní 23 dovoluje informovat o tom, jak zpracovává Vaše osobní údaje, resp. osobní údaje Vašeho dítěte, a to v souvislosti Nařízením Evropského parlamentu a Rady (EU) 2016/679 ze dne 27. dubna 2016 o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů a o volném pohybu těchto údajů o zrušení směrnice 95/46/ES (Obecné nařízení o ochraně osobních údajů) často označovaném zkratkou GDPR (GDPR – General Data Protection Regulation).
- Působnost
1.1 Tato směrnice upravuje postupy mateřské školy, jejích zaměstnanců, případně dalších osob při nakládání s osobními údaji, pravidla pro získávání, shromažďování, ukládání, použití, šíření a uchovávání osobních údajů. Směrnice rovněž upravuje některé povinnosti mateřské školy, jejích zaměstnanců, případně dalších osob při nakládání s osobními údaji.
1.2 Tato směrnice je závazná pro všechny zaměstnance mateřské školy. Směrnice je závazná i pro další osoby, které mají s mateřskou školou jiný právní vztah (smlouva o dílo, nájemní smlouva) a které se zavázaly postupovat podle této směrnice. - Zásady nakládání s osobními údaji
Při nakládání s osobními údaji se mateřská škola, její zaměstnanci a další osoby řídí těmito zásadami:
• postupovat při nakládání s osobními údaji v souladu s právními předpisy,
• s osobními údaji nakládat uvážlivě, souhlas se zpracováním osobních údajů nenadužívat,
• zpracovávat osobní údaje ke stanovenému účelu a ve stanoveném rozsahu a dbát na to, aby tyto byly pravdivé a přesné,
• zpracovávat osobní údaje v souladu se zásadou zákonnosti – na základě právních předpisů, při plnění ze smlouvy, při plnění právní povinnosti správce, při ochraně životně důležitých zájmů subjektu údajů nebo jiné fyzické osoby (zejména děti požívají vyšší ochrany), při ochraně oprávněných zájmů mateřské školy, při ochraně veřejného zájmu, a zpracování osobních údajů na základě souhlasu,
• respektovat práva člověka, který je subjektem údajů, zejména práva dát a odvolat souhlas se zpracováním, práva na výmaz, namítat rozsah zpracování apod.,
• poskytovat při zpracování osobních údajů zvláštní ochranu dětem,
• poskytovat informace o zpracování osobních údajů, komunikovat,
• při uzavírání smluv a právním jednání postupovat se zřetelem na povinnost chránit osobní údaje před zneužitím,
• spolupracovat s pověřencem pro ochranu osobních údajů. - Postupy mateřské školy, jejích zaměstnanců, případně dalších osob při nakládání s osobními údaji
3.1 Mateřská škola všechny osobní údaje, se kterými nakládá a které zpracovává, chrání vhodnými a dostupnými prostředky před zneužitím. Přitom mateřská škola především uchovává osobní údaje v prostorách, na místech, v prostředí nebo v systému, do kterého má přístup omezený, předem stanovený a v každý okamžik alespoň řediteli mateřské školy známý okruh osob; jiné osoby mohou získat přístup k osobním údajům pouze se svolením ředitele mateřské školy nebo jím pověřené osoby.
3.2 Mateřská škola zavede taková opatření, aby o nakládání a zpracování osobních údajů měl přehled alespoň ředitel mateřské školy nebo jím pověřená osoba a pověřenec pro ochranu osobních údajů. Mezi tato opatření patří např. ústní nebo písemná informace, písemná komunikace, stanovení povinností v pracovní smlouvě, v dohodě o provedení práce, v dohodě o pracovní činnosti, ve smlouvě, kterou mateřská škola uzavírá se třetí osobou (nájemní smlouva, smlouva o dílo, smlouva o poskytování služeb).
3.3 Mateřská škola alespoň jednou za rok provede zhodnocení postupů při nakládání a zpracování osobních údajů. Zhodnocení může být provedeno dle zvyklostí mateřské školy, zpravidla se učiní stručný záznam např. v zápisu z porady. Zjistí-li se, že některé postupy mateřské školy jsou zastaralé, zbytečné nebo se neosvědčily, učiní mateřská škola bezodkladně nápravu.
3.4 Každý zaměstnanec mateřské školy při nakládání s osobními údaji respektuje jejich povahu, tedy že jde o součást soukromí člověka jako subjektu údajů, a tomu přizpůsobí úkony s tím spojené. Zaměstnanec zejména osobní údaje nezveřejňuje bez ověření, že takový postup je možný, nezpřístupňuje osobní údaje osobám, které neprokáží právo s nimi nakládat. Zaměstnanec, vyplývá-li taková povinnost z jiných dokumentů, informuje subjekt údajů o jeho právech na ochranu osobních údajů; jinak odkáže na ředitele mateřské školy nebo jím určenou osobu nebo na pověřence pro ochranu osobních údajů.
3.5 Mateřská škola při nakládání a zpracovávání osobních údajů aktivně spolupracuje s pověřencem pro ochranu osobních údajů.
3.6 Mateřská škola ihned řeší každý bezpečnostní incident týkající se osobních údajů, a to v součinnosti s pověřencem pro ochranu osobních údajů. V případě, že je pravděpodobné, že incident bude mít za následek vysoké riziko pro práva a svobody fyzických osob, především konkrétního dítěte, zaměstnance, zákonného zástupce atd., mateřská škola tuto osobu vždy informuje a sdělí, jaká opatření k nápravě přijala. O každém incidentu se sepíše záznam. O každém závažném incidentu mateřská škola informuje Úřad pro ochranu osobních údajů.
3.7 Vzhledem k tomu, že mateřská škola eviduje v podstatě údaje o dětech a zaměstnancích, které stanovují právní předpisy (zejména školský zákon a pracovněprávní předpisy), nemá oznamovací povinnost vůči Úřadu pro ochranu osobních údajů podle ustanovení 3.6 věty první.
3.8 Organizační opatření k ochraně osobních údajů v mateřské škole
3.8.1 Třídní dokumentace a další materiály, které obsahují osobní údaje žáků, jsou trvale uloženy v uzamykatelném šuplíku jednotlivých tříd, katalogové listy a další materiály ze školní matriky, které obsahují osobní údaje žáků, jsou trvale uloženy v uzamykatelných skříních v kanceláři mateřské školy, a to v kanceláři ředitele nebo zástupce ředitele mateřské školy. Třídním učitelům jsou zapůjčeny na nezbytně dlouhou dobu k provedení zápisů. Třídní dokumentace, katalogové listy, další materiály ze školní matriky či jejich části nelze vynášet ze školy, předávat cizím osobám nebo kopírovat a kopie poskytovat neoprávněným osobám.
3.8.2 Elektronická školní matrika je vedena v zabezpečeném informačním systému „Správa MŠ“. Do tohoto systému mají přístup jednotliví pedagogové mateřské školy a další osoby výslovně a písemně pověřené ředitelem mateřské školy, a to jen na základě jedinečného přihlašovacího jména a hesla, a pouze v rámci oprávnění daného funkčním zařazením. Při práci s elektronickou evidencí oprávnění nesmí oprávněné osoby opouštět počítač bez odhlášení se, nemohou nechat nahlížet žádnou jinou osobu a musí chránit utajení přihlašovacího hesla; a v případě nebezpečí jeho vyzrazení jej ihned (ve spolupráci se správcem sítě) změnit. Přístupy nastavuje pověřený zaměstnanec mateřské školy – správce počítačové sítě, který nastavuje potřebné zabezpečení dat a školní počítačové sítě (dle
pokynů ředitele a zástupce ředitele mateřské školy).
3.8.3 Osobní spisy zaměstnanců jsou uloženy v uzamykatelných skříních v kanceláři ředitele mateřské školy, přístup k nim má ředitel mateřské školy nebo zástupce ředitele mateřské školy, zastupuje-li ředitele, případně, je-li to nutné též mzdová účetní.
3.8.4 Zaměstnanci mají právo seznámit se s obsahem svého osobního spisu. O tomto právu jsou zaměstnanci poučeni, zpravidla na poradě.
3.8.5 Zaměstnanci mateřské školy neposkytují bez právního důvodu žádnou formou osobní údaje zaměstnanců mateřské školy a dětí cizím osobám a institucím, tedy ani telefonicky ani mailem ani při osobním jednání.
3.8.6 Písemná hodnocení a posudky, která se odesílají mimo mateřskou školu, např. pro potřeby soudního řízení, zpracovávají zaměstnanci určení ředitelem mateřské školy. Nejsou však oprávněni samostatně tato hodnocení podepisovat, poskytovat a odesílat jménem mateřské školy a mají povinnost zachovávat mlčenlivost o dané věci.
3.8.7 Seznamy dětí se nezveřejňují, neposkytují bez vědomého souhlasu dětí či zákonných zástupců dětí jiným fyzickým či právnickým osobám nebo orgánům, které neplní funkci orgánu nadřízeného mateřské škole nebo nevyplývá-li to ze zákona.
3.8.8 V propagačních materiálech mateřské školy, ve výroční zprávě či ročence školy, na školním webu či na nástěnkách ve škole apod. lze s obecným souhlasem dětí nebo zákonných zástupců dětí uveřejňovat výhradně textové či obrazové informace o jejich úspěších (např. u soutěží umístění na předních místech) s uvedením pouze jména (případně ročníku či třídy). Při publikování v tisku se autor dotazuje na souhlas zákonného zástupce příslušného dítěte. Dítě nebo zákonný zástupce dítěte má právo požadovat bezodkladné zablokování či odstranění informace či fotografie či záznamu týkající se jeho osoby, který zveřejňovat nechce. Platí to i o fotografiích či záznamech dítěte bez uvedení jména v rámci obecné dokumentace školních akcí a úspěchů.
3.8.9 Psychologické, lékařské a jiné průzkumy a testování mezi dětmi, jejichž součástí by bylo uvedení osobních údajů dětí, lze provádět jen se souhlasem dětí nebo zákonného zástupce dítěte. To se netýká anonymních průzkumů, které však musí souviset se vzděláváním na dané škole a musí s ním předem písemně souhlasit ředitel či zástupce ředitele mateřské školy; to platí zvláště v případě, že výsledky jsou poskytovány mimo mateřskou školu.
3.8.10 Pokud jsou pro vedení dokumentace využívány formuláře a software, je nutné provést kontrolu, zda nepožadují či nenabízejí evidenci nadbytečných údajů a tyto údaje nezpracovávat.
3.8.11 V mateřské škole se neprovozují kamerové systémy sledující prostory používané žáky a zaměstnanci mateřské školy v době, kdy jsou žáci přítomni v mateřské škole.
3.8.12 Uzavírá-li mateřská škola jakoukoli smlouvu (nájemní smlouvu, smlouvu o dílo, smlouvu o poskytnutí služeb, nepojmenovanou smlouvu apod.), k jejímuž plnění je zapotřebí druhé smluvní straně poskytnout osobní údaje, mateřská škola vždy a bezpodmínečně bude trvat na tom, aby ve smlouvě byla druhé smluvní straně uložena povinnost:
• přijmout všechna bezpečnostní, technická, organizační a jiná opatření s přihlédnutím ke stavu techniky, povaze zpracování, rozsahu zpracování, kontextu zpracování a účelům zpracování k zabránění jakéhokoli narušení poskytnutých osobních údajů,
• nezapojit do zpracování žádné další osoby bez předchozího písemného souhlasu mateřské školy,
• zpracovávat osobní údaje pouze pro plnění smlouvy (vč. předání údajů do třetích zemí a mezinárodním organizacím); výjimkou jsou pouze případy, kdy jsou určité povinnosti uloženy přímo právním předpisem,
• zajistit, aby se osoby oprávněné zpracovávat osobní údaje u dodavatele zavázali k mlčenlivosti nebo aby se na ně vztahovala zákonná povinnost mlčenlivosti,
• zajistit, že dodavatel bude mateřské škole bez zbytečného odkladu nápomocen při plnění povinností mateřské školy, zejména povinnosti reagovat na žádosti o výkon práv subjektů údajů, povinnosti ohlašovat případy porušení zabezpečení osobních údajů dozorovému úřadu dle čl. 33 nařízení, povinnosti oznamovat případy porušení zabezpečení osobních údajů subjektu údajů dle čl. 34 nařízení, povinnosti posoudit vliv na ochranu osobních údajů
dle čl. 35 nařízení a povinnosti provádět předchozí konzultace dle čl. 36 nařízení, a že za tímto účelem zajistí nebo přijme vhodná technická a organizační opatření, o kterých ihned informuje školu,
• po ukončení smlouvy řádně naložit se zpracovávanými osobními údaji, např. že všechny osobní údaje vymaže, nebo je vrátí mateřské škole a vymaže existující kopie apod.,
• poskytnout škole veškeré informace potřebné k doložení toho, že byly splněny povinnosti stanovené škole právními předpisy,
• umožnit kontrolu, audit či inspekci prováděné školou nebo příslušným orgánem dle právních předpisů,
• poskytnout bez zbytečného odkladu nebo ve lhůtě, kterou stanoví mateřská škola, součinnost potřebnou pro plnění zákonných povinností mateřské školy spojených s ochranou osobních údajů, jejich zpracováním,
• poskytnuté osobní údaje chránit v souladu s právními předpisy,
• přiměřeně postupovat podle této směrnice, která je přílohou smlouvy. - Pravidla pro získávání, shromažďování, ukládání, použití, šíření a uchovávání osobních údajů
4.1 Mateřská škola nakládá a zpracovává pouze osobní údaje, které:
• souvisejí s pracovním a mzdovým zařazením zaměstnanců či smluvních pracovníků, se sociálním, a zdravotním pojištěním (např. dosažené vzdělání, délka praxe, funkční zařazení apod.),
• souvisejí s jednoznačnou identifikací zákonných zástupců dětí v souladu se zákonem (jméno, příjmení, bydliště, kontakt, např. telefonní číslo pro případ nutného kontaktu školy se zákonným zástupcem v rámci ochrany zdraví, bezpečnosti a práv žáka, další údaje nezbytné např. pro vydání správního rozhodnutí apod.),
• související s identifikací dítěte ze zákona (datum narození, místo narození, rodné číslo, státní příslušnost, bydliště, údaj o zákonném zástupci, soudní rozhodnutí vztahující se k přidělení dítěte do výchovy, nutný zdravotní údaj apod.),
• jsou nezbytné pro plnění právní povinnosti, ochranu oprávněných zájmů mateřské školy nebo ve veřejném zájmu,
• k jejichž zpracování získala souhlas subjektu údajů.
4.2 Osobní údaje se uchovávají pouze po dobu, která je nezbytná k dosažení účelu jejich zpracování, včetně archivace.
4.3 K osobním údajům mají přístup osoby k tomu oprávněné zákonem nebo na základě zákona. Do jednotlivých dokumentů mateřské školy, které obsahují osobní údaje, mohou nahlížet
• do osobního spisu zaměstnance vedoucí zaměstnanci, kteří jsou zaměstnanci nadřízeni. Právo nahlížet do osobního spisu má orgán inspekce práce, úřad práce, soud, státní zástupce, příslušný orgán Policie České republiky, Národní bezpečnostní úřad a zpravodajské služby. Zaměstnanec má právo nahlížet do svého osobního spisu, činit si z něho výpisky a pořizovat si stejnopisy dokladů v něm obsažených, a to na náklady zaměstnavatele (§ 312 zákoníku
práce),
• do údajů dítěte ve školní matrice pedagogičtí pracovníci mateřské školy (v rozsahu daném pedagogickou funkcí), sekretářka,
• do údajů o zdravotním stavu dítěte, zpráv o vyšetření ve školním poradenském zařízení, lékařských zpráv – výchovný poradce, vedoucí pedagogičtí pracovníci, třídní učitel,
• do spisu, vedeném ve správním řízení účastníci správního řízení, vedoucí pedagogičtí pracovníci (ředitel, zástupce ředitele), osoba, která je zmocněna s úředním spisem pracovat po dobu řízení. - Souhlas k zpracováním osobních údajů
5.1 Ke zpracování osobních údajů nad rozsah vyplývající ze zákonů (ze zákona vyplývá i oprávněný zájem, plnění právní povinnosti, plnění smlouvy, veřejný zájem) je nezbytný souhlas osoby, o jejíž osobní údaje se jedná. Souhlas musí být poučený, informovaný a konkrétní, nejlépe v písemné podobě. Souhlas se získává pouze pro konkrétní údaje (určené např. druhově), na konkrétní dobu a pro konkrétní účel.
5.2 Souhlas se získává pro zpracování osobních údajů jen tehdy, pokud je jejich zpracování nezbytně nutné a právní předpisy jiný důvod pro toto zpracování nestanoví.
5.3 Souhlas se poskytuje podle účelu např. na celé období školní docházky v mateřské škole, na školní rok, na dobu školy v přírodě apod. Udělený souhlas může být v souladu s právními předpisy odvolán. - Některé povinnosti mateřské školy, jejích zaměstnanců, případně dalších osob při nakládání
s osobními údaji.
6.1 Každý zaměstnanec mateřské školy je povinen si počínat tak, aby neohrozil ochranu osobních údajů zpracovávaných mateřskou školou.
6.2 Dále je každý zaměstnanec mateřské školy povinen:
• zamezit nahodilému a neoprávněnému přístupu k osobním údajům zaměstnanců, dětí, zákonných zástupců a dalších osob, které mateřská škola zpracovává,
• pokud zjistí porušení ochrany osobních údajů, neoprávněné použití osobních údajů, zneužití osobních nebo jiné neoprávněné jednání související s ochranou osobních údajů, bezodkladně zabránit dalšímu neoprávněnému nakládání, zejména zajistit znepřístupnění, a ohlásit tuto skutečnost řediteli mateřské školy či jinému příslušnému zaměstnanci.
6.3 Ředitel mateřské školy je povinen:
• informovat zaměstnance o všech významných skutečnostech, postupech nebo událostech souvisejících s nakládáním s osobními údaji v mateřské škole, a to bez zbytečného odkladu,
• zajistit, aby zaměstnanci mateřské školy byli řádně poučeni o právech a povinnostech při ochraně osobních údajů,
• zajišťovat, aby zaměstnanci mateřské školy byli podle možností a potřeb mateřské školy vzděláváni nebo proškolováni o ochraně osobních údajů,
• zajistit, aby mateřská škola byla schopna řádně doložit plnění povinností školy při ochraně osobních údajů, které vyplývají z právních předpisů.
Zpracovala: Mgr. et Bc. Iva Orságová – ředitelka MŠ